Vue d’ensemble
Le 16 juillet 2022, l’Université Acadia à Wolfville, en Nouvelle-Écosse, a accueilli l’édition 2022 de Touchdown Atlantic — le tout premier match de saison régulière de la Ligue canadienne de football (LCF) en Nouvelle-Écosse.
Initialement prévu à Halifax, les Argonauts de Toronto et les Rough Riders de la Saskatchewan se sont affrontés au Raymond Field d’Acadia. L’objectif était de présenter des matchs de grands centres urbains comme ceux de Toronto. Cela comprenait des kiosques temporaires, une aire de rassemblement au President’s Field, de la musique en direct, des concessions de nourriture et des activités; des zones familiales et de fête, des sections VIP et du divertissement à la mi-temps. De plus, la chaîne sportive RDS a télévisé et retransmis en direct le match.
L’excitation était palpable : La totalité des 10 000 billets se sont vendus en 24 heures en avril.
Il a fallu trois semaines de travail minutieux pour accueillir la LCF sur le campus de l’Université Acadia et transformer le Raymond Field en un stade adapté à un match de football professionnel; des estrades temporaires ont permis de transformer le stade de 1 750 places, de sorte à accueillir 8 250 personnes supplémentaires.
C’est là que Sodexo entre en jeu.
Sodexo Canada et l’Université Acadia ont un partenariat de gestion des installations depuis 1996. Dans le cadre de ce contrat, Sodexo gère l’exploitation et l’entretien des 54 bâtiments de l’Université Acadia, ainsi que son programme de gestion de l’énergie et des services publics.
Cela signifie que notre équipe à Acadia était responsable de la coordination des ressources internes pour fournir le soutien, les services utilitaires et le soutien opérationnel avant, pendant et après l’événement : de la mise en place d’une multitude de services électriques pour plusieurs fournisseurs de l’événement à la réponse aux demandes de dernière minute pour le transport et les services d’entretien.
Ce projet comportait de nombreux éléments mobiles où Sodexo était impliquée dans de multiples aspects de l’opération. La participation de notre équipe à la session de planification dès le premier jour a joué un rôle important dans le succès de cet événement.
Les chiffres
- 1 stade de football de taille universitaire
- 3 semaines de travail détaillé
- 8 250 sièges supplémentaires
- 40 membres de l’équipe Sodexo sur place le jour du match
- Plus de 10 800 fans présents
Défis
Le Raymond Field de l’Université Acadia est le plus petit site au Canada à accueillir un match régulier de la LCF. Le plus grand défi était de transformer le campus, à la fois le stade et le President’s Field adjacent, pour accueillir plus de 10 800 fans.
Bien que l’équipe de Sodexo à Acadia ait l’habitude d’accueillir et de gérer de grands événements, tels que des matchs de football universitaire et des assemblées à grande échelle, Touchdown Atlantic était le plus grand événement que nous avons géré en 26 ans de service.
Quelques-unes des exigences pour ce match de la LCF :
- Des kiosques temporaires pour accueillir 8 250 fans supplémentaires
- 350 toilettes portables
- Près de 4 kilomètres de clôtures temporaires
- Gestion exhaustive des déchets
- Installations pour l’équipe de RDS
- Grandes tentes de divertissement
- Besoins en électricité pour les festivités de clôture, RDS et les autres médias, les divertissements de la mi-temps et les écrans géants
- Points de rassemblement d’urgence
- Salon vert et installations VIP
- Vestiaires aux normes de la LCF
- Services cellulaires et WIFI améliorés
Les services de conciergerie et les services des terrains de Sodexo Campus ont joué un rôle clé en fournissant ou en soutenant des entrepreneurs pour toutes ces exigences.
Solutions
Cet événement était complexe, avec de nombreux éléments mobiles, de multiples parties prenantes et de nombreux changements tardifs avec des exigences variables.
Après l’annonce et la réunion préliminaire au printemps 2022, des séances de planification avec les opérations de la LCF ont ensuite été organisées chaque semaine avec tous les intervenants, y compris les dirigeants d’Acadia, la ville de Wolfville, la GRC, le fournisseur de services alimentaires et l’équipe des opérations de Sodexo Campus Canada.
Pour que notre équipe comprenne et suive le protocole des événements de la LCF, il était essentiel de participer à la planification dès le départ. Nous avons pu évaluer les demandes en fonction de l’étendue des services et évaluer la logistique pour les exécuter à un stade précoce.
Tous les corps de métier de la gestion des installations que nous fournissons à Acadia ont participé à l’exécution des plans : électricité pour l’ensemble de l’événement, menuiserie, gestion du CVC des bâtiments, ainsi que les services de conciergerie et les services des terrains. La portée de notre travail comprenait :
- Kiosques temporaires : Sodexo métiers et terrains a fourni des services de menuiserie au sous-traitant engagé pour construire les kiosques.
- Espaces VIP : Sodexo a assuré les services de conciergerie
- Aire de barbecue sur le President’s Field : Sodexo métiers et terrains a assuré le transport des équipements de sonorisation et de scène, commandé et géré tous les générateurs pour les camions de nourriture, les vendeurs, la scène de sonorisation et les besoins des médias, et fourni toutes les solutions électriques sur l’ensemble du site.
- Gestion des déchets : Sous-traitant et Sodexo. Le équipes de l’entretien, les métiers et les terrains ont effectué le ramassage des déchets pour l’ensemble du site le jour suivant.
- Les vestiaires des joueurs et des officiels de la LCF : Sodexo a fourni tous les services de conciergerie.
- RDS et les exigences logistiques des médias : Sodexo Électricité a fourni des solutions électriques, et a soutenu Acadia Technology Services et le fournisseur de services Internet.
- Programme de bénévolat : Sodexo a fourni des services de conciergerie pour que l’aire de repos des bénévoles au Festival Theatre reste propre et opérationnelle.
- Exigences et configuration du complexe athlétique : Sodexo a fourni des services de conciergerie pour maintenir la zone propre et opérationnelle.
Le jour du match, 40 employés de Sodexo, dont plusieurs responsables en rotation, étaient sur place. Comme nous étions inclus dans les étapes initiales de la planification, et que nous connaissons bien les sites, les choses ont suivi leur cours. Notre équipe a aidé tous les sous-traitants à répondre à leurs besoins logistiques sur place et était prête à intervenir en cas d’imprévu.
Gérer les circonstances imprévues
Le 16 juillet était une journée exceptionnellement humide, avec des températures qui ont atteint les 38 °C avec l’humidité. Lorsque les stocks de bouteilles d’eau ont commencé à s’épuiser au cours du premier quart d’heure du match, notre équipe est venue à la rescousse.
Notre équipe sur le terrain a parcouru la vallée de l’Annapolis à la recherche de bouteilles d’eau et a réussi à trouver environ 10 000 bouteilles qui ont été remises en mains propres aux spectateurs, à RDS et aux médias, ainsi qu’au personnel d’urgence sur place.
Résultats
Notre réputation nous précède. Avec la présence de Sodexo Live! au Tim Horton’s Field de Hamilton, la LCF connaît les capacités de Sodexo en matière d’événements de grande envergure. Et à l’Université Acadia, après 26 ans de services, notre équipe fonctionne en pilote automatique. Les deux parties prenantes savaient qu’elles pouvaient compter sur notre équipe pour tenir ses promesses. Et c’est ce que nous avons fait.
L’événement a été un énorme succès pour la LCF, l’Université Acadia, la ville de Wolfville et la province. La planification était minutieuse et s’est déroulée comme prévu, dépassant les attentes.
L’équipe de gestion de Sodexo à Acadia a été un partenaire important dans la planification de cet événement avec les principaux intervenants et la LCF depuis février 2022 et a joué un rôle clé dans son exécution.
Les réactions de la LCF, de l’Université Acadia, des principaux intervenants et de la communauté ont été exceptionnellement positives, puisqu’ils ont indiqué à plusieurs reprises que nous avons répondu et dépassé les attentes sur toute la ligne et qu’ils n’auraient pas pu organiser l’événement sans nous.
Marcel Falkenham, directeur des installations de l’Université Acadia, déclare :
