Avec une date d’achèvement prévue pour 2021, Keeyask accueille une vaste main-d’œuvre de 2 500 travailleurs spécialisés, des services de soutien et des professionnels maintenant les aspects de la construction externe aux services internes de qualité de vie du camp. En tant qu’unique fournisseur du service de camp, le nord du Manitoba offre à Sodexo une perspective d’hébergement pour un effectif de plus de 2 500 personnes à travers deux camps.
Vue d’ensemble
Alors que le projet de la centrale électrique de Keeyask entrait dans la période de pointe de sa construction en 2017, les exigences pour plus de visibilité et de communication se sont accrues dans le cadre du camp. Les besoins en hébergement ont augmenté à mesure que de plus en plus de travailleurs sont arrivés pour se concentrer sur le projet global. Sodexo s’est tourné vers une plateforme d’hébergement axée sur une technologie rationalisant le processus d’attribution des chambres, simplifiant les exigences en matière d’établissement de rapports, augmentant le contrôle général, réduisant les formalités d’arrivée et l’expérience des résidents.
Défis :
- De multiples rapports sont requis quotidiennement par le client en temps opportun Les informations devaient être collectées à partir de différents systèmes et fusionnées manuellement en rapports par un employé de la réception à temps plein qui était uniquement désigné pour cette tâche. Les processus d’établissement de rapports étaient souvent retardés, causant la frustration du client.
- Le processus d’intégration des travailleurs se rendant sur l’emplacement était décousu, lent et fastidieux, ce qui se traduisait par une faible satisfaction des résidents. Les temps d’attente à l’arrivée ont augmenté au fur et à mesure que l’occupation du camp a augmenté, dépassant souvent une à deux heures pour recevoir une chambre.
- La communication entre les services d’entretien ménager et de la réception s’est avérée être un défi pour s’assurer que les chambres étaient nettoyées et disponibles pour les clients. Garantir la transparence pour voir les chambres dans le système et maintenir la disponibilité adéquate des chambres a été une difficulté. L’utilisation des chambres était faible et inefficace.
- Les entrepreneurs souhaitaient plus de contrôle et de visibilité sur leurs réservations d’employés. Ils n’avaient pas la capacité de voir et de contrôler les effectifs sur l’emplacement, faisant varier considérablement les projections de ce dernier.
Solution
Sodexo a entrepris un acheminement novateur en utilisant la technologie pour simplifier non seulement ses activités sur le site, mais également l’expérience client mondiale. INNfinity, un outil complet de réservation en ligne, a permis aux personnes suivantes de :
- Regrouper et rationaliser les outils d’établissement de rapports et les programmes logiciels actuels pour améliorer l’efficacité.
- Obtenir un aperçu de la disponibilité des chambres en temps réel dans les deux sites d’hébergement (36 dortoirs et plus de 2300 chambres) et accéder à des informations à jour sur le statut des réservations en un seul clic.
- Effectuer, modifier ou annuler instantanément des réservations et accéder à toutes les ressources d’établissement de rapports.
- Créer des profils d’employés et de sous-traitants avec des identifiants uniques requis pour le projet tout en assurant une transparence aux entrepreneurs et aux clients avec leur propre identifiant d’ouverture de session.
- Associer les photos des employés aux profils des clients pour un accès sécurisé à l’emplacement, au salon, à la salle à manger et à toutes les autres commodités.
Résultats
- Un processus d’établissement de rapports simplifié pour le client avec des informations facilement disponibles. Les rapports ont pu être générés et envoyés en quelques minutes à la grande satisfaction du client. Cela a permis d’économiser 1 Équivalent temps plein (ETP).
- Temps d’attente pour l’inscription a considérablement diminué avec une baisse de 70 %. La satisfaction des consommateurs a augmenté de 20 % (rétroaction fondée sur l’outil d’établissement de rapports « Happy-or-Not Reporting » (Heureux ou pas de signalement).
- Les services peuvent désormais communiquer entre eux avec de bons résultats. Le service d’entretien ménager a pu, de son côté, voir le système, lui permettant d’améliorer la productivité et l’établissement de rapports. La gestion a été en mesure de régler les problèmes avant qu’ils n’aient eu lieu. La réception a réduit le taux des demandes de nettoyage de chambre de dernière minute.
- Occupation accrue à 98 % au camp principal (2 358 chambres) en utilisant les outils de prévision et d’optimisation des chambres intégrés à l’application d’INNfinity.
- Les entrepreneurs avaient plus de visibilité sur les mesures du personnel sur place ainsi que des outils de planification simples. Ils ont obtenu l’accès à un outil de réservation en ligne pour les entrepreneurs, y compris : la réservation de vols, la gestion de la liste et leurs propres établissement de rapports personnalisé. Cela a permis d’établir des prévisions plus précises pour le client et Sodexo, ce qui donne lieu à un budget plus précis pour les repas et la dotation en personnel.
- Le déploiement de la phase Un entre Innfinity et l’hébergement de Sodexo Keeyask a été un succès. Les deux équipes sont rapidement passées à la phase deux qui a apporté des modules supplémentaires tels que lounkeLINKMC, CapacityTrackerMC et housekeepingLINKMC ainsi que l’établissement de rapports supplémentaires.
- Sodexo et Innfinity travaillent de concert non seulement pour offrir des solutions novatrices, mais aussi pour découvrir les besoins inexploités des clients et trouver les solutions les plus centrées sur le client.
